Канбан-доска и организация научно-популярной выставки

Когда мы делали первое Время иллюзий, основной сложностью было подготовить всё к конкретному дню. У нас был список заданий и даты, к которым нужно было их сделать в гугл таблицах, но эта система не сработала в полной мере: мы ни про что не забыли, но доделывали в последний момент. Поэтому при подготовке второго была опробована канбан-доска.

Канбан — это средство передачи информации с помощью визуальных карточек, разработанное в 70-х на заводах Тойота (да, именно та Тойота). Кратко, суть его в том, что на каждую партию продукции крепится карточка с наиболее важной информацией о ней. Часто канбаном называют весь подход к производству, но это не совсем верно — он называется, "Производственная система Тойота" и имеет два основных принципа и собственную идеологию. А канбан в нём — средство передачи информации, которое с японских заводов мигрировало в IT-компании, а оттуда — и дальше, в те области, где определённый продукт нужно подготовить к определённому времени. Прямо как научно-популярную выставку :)

Картинка в нормальном разрешении тут

Примерно как на картинке подготовка выставки выглядела к концу первой недели. Большая часть карточек в столбце "in progress" — самый разгар работы. Каждая карточка — это отдельное "задание", то есть действие по подготовке выставки. Кроме стандартного описания действия и имени того, кто его делает при взгляде на карточку выясняется:

• есть ли дедлайн; понятно, что дедлайн всего — день выставки, здесь важно, что некоторые задания должны быть сделаны заранее (например, печать);
• приоритет — точка красного, жёлтого или зелёного цвета в углу, чтобы было понятно, где горит;
• прогресс — у некоторых заданий в левом нижнем углу две цифры — это оставшиеся (слева) и выполненные (справа) этапы подготовки;
• нужно ли дополнять задание: те, которые будут изменяться со временем — сиреневые; так, например, вопросы к организаторам от Ключа появлялись в процессе работы и сразу добавлялись в карточку.

Основное (и, на мой взгляд, принципиальное) отличие доски от таблицы: в каждый момент времени ты видишь всю ситуацию полностью и — главное! — сразу. То есть, случайно не заметить какое-то просроченное дело не получится даже при желании. Очень рекомендую для небольших мероприятий (но, по ощущениям, срок подготовки больше месяца может создать проблемы). А сервис вот: https://kanbanize.com/. Он бесплатный до тысячи заданий и интуитивно понятный.

Статус: Завершённый. Перенесён с моей страницы ВКонтакте Ссылка: https://systematizeit.blogspot.com/2015/01/kanban-and-sci-pop-event.html Автор: Алёна Беглер Дата и обновления: 28 января 2015 Использование: Этот текст можно распространять, изменять и развивать с указанием ссылки на оригинальный источник (лицензия CC BY 4.0)