Если возникает ощущение, что слишком много всего надо делать и непонятно за что хвататься, возможно, пришло время для создания личной системы задач. Мне организовать такую систему помогло понимание трёх вещей: какие задачи есть, как с ними работать и какими инструментами пользоваться. В этом посте про то, как это работает у меня, а про общие принципы, которые мне помогли сформировать систему теперь есть отдельный пост.
UPD 1: переработана структура в части "Необходимость действий"; переписан раздел "Как с этим работать"; добавлено отступление про отслеживание времени.
Какие задачи есть
В целом задачи удобно понимать как шаги внутри проекта, такие, что каждая задача отвечает на вопрос "что я делаю следующим?". Но отнесение к проекту это только один из аспектов задачи, есть ещё как минимум наличие привязки к конкретному времени выполнения и актуальность задачи (насколько необходимо предпринимать действия по ней). При разборе задач удобно задавать к каждой по три вопроса соответственно этим основаниям.Привязка ко времени. Нужно ли эту задачу делать в определённое время или нет? Некоторые задачи, например, встречи, привязаны к определённому времени, остальные — нет. Задачи, привязанные ко времени удобнее всего записывать в календарь. При этом в календаре должны быть только задачи, которые нужно выполнить в определённое время. То есть, если что-то можно сделать в любой день на неделе — не надо писать это в календарь. Для них лучше завести специальную метку в общем списке задач (про него ниже). Такой подход избавит от лишней интеллектуальной нагрузки (“на какой бы день записать звонок тётушке?”) и повысит доверие к календарю.
Все остальные задачи ко времени не привязаны, и для их организации подойдет любой специализированный инструмент. Важно, чтобы этот инструмент был один и содержал все задачи. Например, если приходит письмо, по итогам которого нужно что-то делать, то задача из почты сразу добавляется в него. Туда же заносятся идеи для статей, обещанные друзьям книги, и так далее — в общем, всё, что подразумевает какие-то действия, которые невозможно сделать прямо сейчас. Чтобы это не превратилось в хаос, список задач нужно организовать. Например, по проектам.
Отнесение к проектам. Для чего делается эта задача? Под проектом будем условно понимать любую целенаправленную активность (например, написание статьи или организацию семейного торжества). Дэвид Аллен определяет проекты как то, что не может быть достигнуто за один шаг, а задачи — это шаги внутри них. Большинство людей участвует в десятке-другом проектов параллельно, но иногда что-то осознаётся как проект только в процессе сбора задач. Алгоритм может быть таким:
- Если уже есть какая-то система — сохранить её копию.
- Записать все проекты, про которые вы знаете, что участвуете в них (можно просмотреть свою почту за последние пару месяцев и актуальные чаты).
- Для каждого проекта вписать в него все ближайшие задачи в формате следующих шагов для его завершения. То есть каждая задача должна делаться не больше нескольких часов и предполагать конкретные действия. Например, написание статьи не может быть задачей, потому что занимает больше рабочего дня и не описывает конкретное действие. Это скорее проект, задачами которого могут быть: найти статьи по теме; написать литобзор; отформатировать графики в соответствии с требованиями журнала и так далее.
- Зафиксировать все задачи, которые нельзя вписать в конкретный проект, отдельным списком. Такие задачи будут вспоминаться время от времени, так что имеет смысл держать этот список в быстром доступе и дополнять по мере вспоминания.
- Задачи из предыдущего пункта скорее всего тоже формируют проекты — после того, как они будут собраны, их тоже можно рассортировать.
Необходимость действий. Насколько срочно это надо делать? Задачи, относящиеся к проектам (и не привязанные к конкретному времени) имеют разный приоритет:
- Срочные — то, что нужно сделать прямо сейчас.
- Не срочные — задачи, которые нужно сделать в обозримой перспективе (например, в течение месяца). Некоторые задачи имеют дедлайн, лучше его сразу указывать, чтобы понимать, когда задача станет срочной.
- Ожидающие, в том числе делегированные — задачи, которые ещё нельзя назвать завершёнными, но они не требуют действий. Это, например, статьи, отправленные в журнал и ожидающие рецензий или ответ от организаторов конференции по принятию тезисов.
- Потенциальные — это, например, идеи для проектов, которые могут пригодиться (и тогда превратятся в задачу), а могут и нет. Дэвид Аллен называет такие задачи "когда-нибудь/возможно".
- Завершённые — обычно автоматически архивируются таск-менеджерами.
В примере срочность задач отражена их сортировкой в списке — что выше, то и срочнее. Есть ещё подход с составлением списка задач на день. Например, с утра просматривать актуальные задачи по проектам и выбирать из них те, которые хочется сделать сегодня. Они заносятся в отдельный список, чтобы не отвлекаться в течение дня. И в варианте с сортировкой, и в варианте со списком на день есть тенденция фокусироваться на очень близких задачах. Особенно когда получается так, что всю неделю приходится работать над одним проектом (например, дописывать заявку на грант в последние дни до дедлайна). При этом остальные проекты всё равно движутся и другие дедлайны подкрадываются незаметно. Мне для предотвращения такого очень помогает ревизия проектов, по заветам Аллена: надо просматривать все проекты раз неделю-другую.
Средне- и долгосрочная перспектива. Задачи в примере — краткосрочные, их приятно поместить в средне- и долгосрочную перспективу. Долгосрочная — это про несколько лет. В ней задаются цели, которых хочется когда-то достигнуть. Это помогает определять приоритет проекта и решать, в чём участвовать — каждый новый проект каким-то образом соотносится с долгосрочными целями и приоритет вытекает из них. Среднесрочная — это год-два. Помогает сохранять фокус, не забывая при этом о работе на перспективу. Сюда можно включать планы по написанию заявки летом или подаче тезисов в феврале. Мне нравится организовывать этот список по месяцам и время от времени просматривать его и переносить задачи из приближающегося месяца в актуальные, то есть те, по которым уже пора что-то делать. Заодно в процессе этого просмотра можно сверяться с долгосрочной перспективой.
Другие аспекты задач. В примере все задачи распределены по проектам и учтена их срочность, но иногда бывает удобно учитывать другие параметры, например:
- По категориям проектов: когда у меня было несколько работ (исследования, преподавание, коммерческие проекты), мне было удобно выделять конкретное время под каждую категорию и не отвлекаться в это время на задачи из других. В формате Trello для такого можно делать отдельные доски: всё лекции на доске Преподавание, все коммерческие на другой и так далее.
- По состоянию: например, у меня есть отдельный список с названием "Свободное время". Это может показаться дичью, но идея не в том, что даже потусить без плана теперь нельзя, а в том, что иногда появляются идеи, что можно интересного поделать, но я их забываю, если не запишу. А так уже есть список готовых, на случай если в выходной делать нечего.
- По контексту: например, “За рабочим компьютером”, “В библиотеке”, "В продуктовом". Некоторые из них удобно делать отдельными списками (как с покупками), другие — помечать тегами (потому что относятся к разным проектам).
Как с этим работать
Мне помогли сделать систему рабочей две вещи. Первая — собрать все задачи в одну систему. Для этого пришлось:
- Прошерстить чаты, почту и ежедневник и выписать из них все задачи в отдельный список.
- Потом задачи из получившегося списка разложить по проектам.
- Задачи, которые были запланированы на конкретное время перенести в календарь.
- Некоторые задачи не поместились ни в проекты, ни в календарь, так появились категория "Свободное время" и "Когда-нибудь".
Вторая — выработать привычку использовать эту систему. Здесь две сложности. Во-первых, сначала привычки контролировать задачи просто нет, её надо специально формировать. Поначалу это кажется противоестественным, но потом втягиваешься и становится очень удобно от того, что все задачи не надо держать в голове. Мне тут очень помогла книга Келли Макгонигал, про неё подробнее в посте с общим подходом.
Во-вторых, формированию привычки может мешать то, что когда работаешь на нескольких проектах, свою систему приходится согласовывать с системами проектов. Я поступила так:
- Для проектов, у которой нет системы, завела отдельные списки в своей. Например, я участвую в гранте Икс, в котором никакой организации задач нет, при этом задачи от него мне прилетают. Для него у меня есть список "Задачи по гранту Икс", в который я их и записываю.
- Для проектов, у которых есть система, выделила время для работы с ними. Также я работаю в индустриальном проекте Игрек. Там есть и система задач, и система хранения информации, всё серьёзно. Для этого проекта я ничего не создаю у себя, а в то время, которое выделено для работы с ним (у меня это первая половина дня), просто открываю их систему и пользуюсь ей. Иногда бывает удобно и у себя иметь список "Задачи по индустриальному проекту Игрек", в таких случаях я в него сразу вставляю ссылку на основную систему задач, а в своей сохраняю только то, что по какой-то причине нельзя сохранить туда. Но так, конечно, гораздо менее удобно.
Чем пользоваться
Для задач с привязкой ко времени подойдёт любой календарь (например, гугловский). Главное, чтобы в нём было минимум две дополнительные возможности: 1) установка оповещений за выбранное количество времени (например, для встреч можно ставить за час, звонков — 15 минут); 2) возможность привязки задачи к проекту (это относится к интеграции систем организации задач и информации, о которой позже).Для задач без привязки ко времени подойдёт любой органайзер, отвечающий как минимум этим четырём критериям: 1) вам приятно работать с этим инструментом; 2) он соответствует вашему стилю работы (сюда относится, например, доступ с разных устройств — наличие браузерной/десктопной/мобильной версий); 3) имеет систему экспорта задач на случай перехода на что-то другое или резервного копирования; 4) работает стабильно и имеет нормальную техподдержку. Несколько примеров инструментов:
- Asana: https://asana.com/ Статья “Философия системы Asana. 4 принципа работы в системе”: https://habr.com/en/post/286224/ Удобный и гибкий инструмент с нормальным мобильным приложением. Бесплатный аккаунт позволяет работать командой до 15 человек (то есть, большинство грантов умещаются).
- Trello: https://trello.com/ Статья “Как мы используем Trello и Google Docs, чтобы постоянно улучшать работу UserVoice” с примером использования: http://habrahabr.ru/post/171503/ Trello организовывает информацию по карточкам и доскам — это удобно для проектов в классическом смысле (временных предприятий, направленных на производство уникального продукта), но не всегда удобно для организации текущих дел. Большой плюс — полностью бесплатный. Есть ещё аддон Plus for Trello для Google Chrome для тайм-трекинга и создания отчётов.
- Pivotal Tracker: https://www.pivotaltracker.com/ Бесплатный для команды до 5 человек. Процесс представлен через итерации, есть возможность оценивать длительность задач.
- Workflowy: https://workflowy.com/ По сути, просто иерархический список в минималистичном интерфейсе. Бесплатно даётся 100 задач на месяц, плюс бонусы за приглашение друзей. Для меня оказался идеальным для организации личных задач, но функций там по-минимуму. Плюс мобильное приложение очень так себе.
- Remember the milk: https://www.rememberthemilk.com/ Позволяет создавать разные списки, бесплатный для индивидуального использования, есть интеграция с гуглом.
Отступление про отслеживание времени. Почти всегда в контексте задач говорится про отслеживание собственного рабочего времени (видимо потому, что обе темы относятся к личной эффективности). Мне кажется, посмотреть своё распределение по времени может быть интересным опытом. Когда я начала это делать, то выяснила, что за рабочий день субъективно включённой, но не сильно напряжённой работы, тайм-трекер логирует часов 5 примерно. А если залогировано 8+, то это вариант "всё горит" и на следующей день на продуктивную работу можно не рассчитывать. Подборка чем пользоваться:
- RescueTime: https://www.rescuetime.com. Логирует время в фоновом режиме (в процессе работы фиксирует на каком сайте или в какой программе сколько времени проведено). На бесплатной версии есть всё необходимое. Можно установить и десктопное, и браузерное, и для телефона приложение, чтобы точно ничего не ускользнуло. Приятный во взаимодействии, можно настраивать приложения "по продуктивности". В общем, отличное приложение, рекомендую.
- Toggl: https://toggl.com/. Это более удобно для фиксации почасовой работы. Он фиксирует время "по команде": надо включать перед началом выполнения задачи.
- Статья "Надзиратель для фрилансера: выбираем систему учета рабочего времени" со сравнением инструментов контроля времени: https://habr.com/ru/company/xakep/blog/254119/.
- WeClock: https://www.weclock.it/ Не пользовалась, но выглядит интересно. ФИксирует не только время за компом, но и, например, на дорогу. Идея в том, чтобы дать возможность понять сколько реально времени тратится на работу.
Источники и полезные ссылки
Общего назначения
- Три базовых источника из поста с общим подходом:
- Аллен, Д. (2001). Как привести дела в порядок.
- Кондо, М. (2011). Магическая уборка. Японское искусство наведения порядка дома и в жизни.
- Макгонигал, К. (2014). Сила воли: Как развить и укрепить.
- Сполски Д. Планирование программного обеспечения малой кровью (перевод). В заметке описана простая и рабочая методика определения времени, которую занимает каждая задача. Если постоянно ошибаетесь в оценке того, сколько времени что займёт, это поможет.
- Бланшар К, Онкен мл. У., Берроуз Х. Одноминутный менеджер и обезьяны. Обезьяны — это следующие ходы. Книга для менеджеров проектов, но полезна всем, кому приходится формулировать задачи (в том числе личные) и сотрудничать с другими.
- Савина, А. (2014). Как Сергей Брин, Марисса Майер и другие сверхзанятые люди планируют своё время. URL: http://www.lookatme.ru/mag/how-to/better-life/201257-schedule Подборка зарисовок про управление задачами от CEO разных компаний. Это не гайд, а скорее быстрый обзор разных вариантов, из которых можно повибирать что-то подходящее себе.
Для исследователей
- Scoble, J. (2015). How to Manage Your Lab Life. URL: https://www.digital-science.com/blog/guest/how-to-manage-your-lab-life/. Статья про менеджмент лаборатории, но на самом деле про приёмы самоорганизации, в том числе описаны приёмы менеджмента задач.
- Tattersall, A. (2015). Productivity Hacks for the Digital Academic. Part One: https://www.digital-science.com/blog/guest/productivity-hacks-for-the-digital-academic-part-one/, Part Two: https://www.digital-science.com/blog/guest/productivity-hacks-for-the-digital-academic-part-two/. В первой части вариант подхода к самоорганизации, во второй набор приёмов для улучшения продуктивности.
- Johnson, A. & Sumpter, J. (2019). Six easy ways to manage your time better. URL: https://www.nature.com/articles/d41586-019-00973-6. Ещё одна подборка советов про управление временем.
Комментариев нет:
Отправить комментарий