Страницы

23 августа 2020

Как мы вели бюджет гранта в табличках (и немного про поиск финансирования)

Описание опыта привлечения денег на исследовательские проекты и управления бюджетом гранта в трёх пунктах: структура финансирования исследований, определение финансовых потребностей, управление бюджетом. Плюс подборка полезных ссылок и инструментов.


Где искать финансирование

Источников финансирования исследований довольно много и они отличаются в зависимости от типа исследования. Мне нравится как про это рассказал Сергей Ивашко. Если кратко, то нужно:

  • Определиться, какую задачу решает исследование. Это важно потому, что разные фонды финансируют разные этапы исследования. Например, фундаментальные, —  РФФИ и РНФ, а прикладные — ФЦП Исследования и разработки и фонд Бортника.
  • Понять, кто будет рад решению — какая целевая аудитория (для фундаментальных — другие ученые и те, кто будут финансировать последующие прикладные исследования).
  • Понять, какие ресурсы нужны (например, могут быть нужны не деньги, а лаборатория со специализированным оборудованием).
Этапы хорошо видны на инфографике про Этапы развития инноваций, но она только про исследования. Есть ещё всякие стипендии, школы и так далее — внизу в Инструментах и источниках есть несколько ссылок с подборками. Кроме этого:
  • Свои внутренние гранты есть у большинства университетов — информацию о них обычно рассылают научные отделы.
  • Иногда профессиональные сообщества предоставляют тревел-гранты и стипендии — имеет смысл подписаться на их рассылки (правда, иногда они только для членов общества, а значит — платные).
  • Возможно, по проблеме, которую вы решаете, существует частный фонд, финансирующий исследования именно по этой тематике (как, например, The Harry Frank Guggenheim Foundation на исследования насилия и агрессии).

Сколько можно потратить

Первое, о чём надо помнить — нельзя просто так взять и потратить все деньги, которые выделил фонд. Надо вычесть: 
  • Комиссию организации (обычно от 10 до 20 % суммы гранта). Обычно за неё организация предоставляет доступ к помещениям и электронным ресурсам. Последнее особенно важно, потому что в них входят подписки на библиотеки, которые силами одного гранта не оплатить.
  • Иногда страховые выплаты, это почти треть (27,1%). Например, по некоторым грантам открываются ставки и выплачивают деньги как зарплаты, что приводит к появлению обязательств по выплате страховых взносов. Правда зачастую этого можно этого избежать, подробнее в посте про управление финансами грантов РФФИ. 
  • Все гранты, кроме грантов фондов, перечисленных в Постановление Правительства РФ от 15 июля 2009 г. № 602, облагаются налогом на доходы так что ещё минус 13%.
Итого до половины гранта может уйти на не связанную с самими работами часть. Плюс нужно внимательно читать условия предоставления гранта. Например, в некоторых президентских грантах на зарплаты можно потратить только половину суммы по условиям конкурса (остальное на командировки и закупки), в каких-то — минимум половина должна быть выплачена молодым учёным и так далее. Всё это описано в правилах конкурса и может быть дополнительно пояснено отдельными документами с правилами фонда (например, у РФФИ есть Перечень допускаемых расходов гранта).

Процесс получения денег выглядит примерно так:

Предварительная смета отправляется в фонд вместе с заявкой, если заявка поддержана, то фонд отправляет деньги организации, на базе которой выполняется грант. Эта организация (обычно, университет, в котором работает руководитель, но не обязательно) переправляет их дальше исполнителям или ещё кому-то по поручению исполнителей. При этом сами расходы организация обычно не имеет права контролировать, только проверять, совпадают ли они с отчётной сметой.


Ведение бюджета

После всего этого наступает, как мне кажется, самая сложная часть — как понять когда, сколько и кому платить. Мне нравятся два варианта:
  • Разделить “по людям”. Спросить у каждого из исполнителей о том, что они планируют сделать по гранту (в формате “столько-то экспериментов и статей к такой-то дате”) и сколько хотели бы за это денег. Самый простой вариант, который я видела - равное разделение между всеми участниками, в случае когда планируется относительно равный вклад.
  • Разделить “по содержанию”. Например, планируется 3 статьи и 5 экспериментов, можно всю сумму гранта разделить на эти активности и платить исполнителям соответственно проделанному объёму работ.
Самих вариантов выплат тоже может быть несколько. Например, можно платить фиксированную сумму раз в период, по сути, зарплату. Или делать выплаты реже (от раза в квартал до раза в год) и рассчитываются исходя из вклада участников. Насколько я вижу, первый вариант обычно работает в больших грантах, где люди работают на ставках, а второй в более маленьких, хотя формально ничто не мешает платить “фиксированную” месячную ставку даже из небольшого гранта. Есть ещё вариант с почасовой оплатой, но его реализация в работе по грантам мне не попадалась.

Как бы ни происходили выплаты, их надо, во-первых, запланировать, во-вторых, фиксировать. План бюджета нужен для того, чтобы на всё хватило и его наличие не означает, что он не может поменяться. При планировании бюджета нужно предусмотреть:
  • Остаток на непредвиденные расходы. Например, планировалось пять экспериментов, а в процессе оказалось, что нужен ещё один. Если есть запас, то это не проблема. Если ничего непредвиденного не произошло, тем лучше, можно организовать премию в конце года.
  • Расходы на закупки (если они нужны, конечно). 
  • Расходы на поездки. Иногда на конференцию можно получить тревел-грант, но он зачастую покрывает не все расходы.
  • Расходы на публикации, как минимум на пруфридинг.
  • Основной пункт, конечно, расходы на само исследование, которые могут включать оплату: разработки экспериментальной процедуры, сбор данных, анализ данных, подготовку текста и так далее, в зависимости от конкретного исследования. Обычно всё это составляет зарплату самих исследователей, но для каких-то активностей может понадобиться привлечение третьих сторон.
Фиксировать траты надо для отчёта и для себя. Документы для отчёта по гранту описаны в условиях конкурса или правилах фонда. Для РФФИ, например, достаточно сохранить документы о том, сколько денег выплачено на комиссию организации и сколько переведено каждому исполнителю, всё довольно легко. С реальными тратами немного сложнее, тут таблицы в помощь. У меня хорошо работает что-то вроде такого (сам док тут): 
Жирным помечены автоматические вычисления, зелёным — условное форматирование, которое сверяет итоговые суммы двух таблиц. Если сумма не совпадает с итоговой в таблице слева.

У такой таблицы может быть куча вариантов, в зависимости от вашего процесса. Например, можно считать остатки отдельно по людям или по направлениям работ, или добавить столбцы с расшифровкой расходов и так далее. Конкретно в этой форме мне нравятся две вещи:
  • Мини-суммарная таблица справа — её легко осмыслить, если например надо быстро вспомнить, сколько чего осталось.
  • Столбец с планом. Он позволяет, во-первых, на ходу перепланировать. Например, если доллар поднялся в два раза, а пруфридинг вам всё ещё нужен. Во-вторых, контролировать траты и избежать ситуации отсутствия денег на поездки к концу года.

Инструменты и полезные ссылки

Ссылки на источники финансирования

Теорчасть про финансирование
  • Brown, M. T. (1999). Preparing and Managing Your First Lab Budget: Finance 101 for New Investigators. URL: http://www.sciencemag.org/careers/1999/10/preparing-and-managing-your-first-lab-budget-finance-101-new-investigators.
  • Ивашко, С. (2015). Инструменты и механизмы финансирования научных исследований. Запись выступления: http://www.youtube.com/watch?v=GM_MCzhTnvo 
  • Экспир (2013). Этапы развития инноваций. Источник: https://xpir.ru/map?id=stages 
  • ВШЕ (2018). Финансирование исследований и разработок в России и за рубежом. Выжимки из отчёта: https://issek.hse.ru/news/370442403.html
  • Беглер, А.М. (2017). Удобство управления финансами грантов РФФИ. Ссылка на пост: https://systematizeit.blogspot.com/2017/06/blog-post.html
  • Неплохое описание принципов выбора оплаты, правда безотносительно исследований есть в статье “Битва за трудочасы. Как надо считать зарплату?” https://habr.com/ru/post/285390/. 
  • Отличный способ расчёта почасовой оплаты описан в разделе “Планирование программного обеспечения малой кровью книги” Джоэла Сполски “Джоэл о программировании” (мне он ещё и помог научиться планировать время, так что рекомендую; да и остальная книга хороша, даже для не программистов): http://russian.joelonsoftware.com/Articles/PainlessSoftwareSchedules.html (сайт теперь лежит, но есть версия в веб архиве). Если кратко, то нужна таблица со столбцами: Свойство (это что-то вроде цели, то, что должно в итоге быть добавлено) — Задача — Приоритет — Начальная оценка (сюда ставится время, которое, ты думаешь вначале, должно хватить) — Текущая оценка (это изменение начальной оценки по ходу выполнения задачи) — Прошло (сколько времени уже потратил) — Осталось (считается автоматически). Всё время — в часах, каждый оценивает его сам для себя, менеджер и руководитель не вмешиваются в процесс. Для гранта можно сделать общую таблицу, тогда ввести столбец с именами людей, может каждый вести индивидуально (и давать доступ руководителю). Можно ввести столбец с зарплатой (тоже автоматически считается), тогда человек сразу будет видеть, сколько он заработал.

Подготовка заявки
Примеры заявок:

Статус: Завершённый, источники добавляются. Текст сделан на основе моего выступления на TCTS GRАДSCHOOL 2020. Презентация выступления: https://osf.io/9j4ae/
Ссылка: https://systematizeit.blogspot.com/2020/08/how-grant-money.html
Автор: Алёна Беглер
Дата и обновления: 23 августа 2020
Использование: Этот текст можно распространять, изменять и развивать с указанием ссылки на оригинальный источник (лицензия CC BY 4.0)
на
Ярлыки: , ,

Комментариев нет:

Отправить комментарий

Подписаться на: Комментарии к сообщению (Atom)