Однажды я так разобрала свою личную информацию, что уже лет пять мне не приходится ничего перебирать по-крупному, только какие-то мелочи подправляю. Помогли мне в этом несколько книг: “Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса” Дэвида Аллена, “Магическая уборка. Японское искусство наведения порядка дома и в жизни” Мари Кондо и “Сила воли. Как развить и укрепить” Келли Макгонигал. Первая помогла выстроить систему, вторая улучшить хранение информации внутри неё, а третья — выработать привычку к использованию. Все три сильно рекомендую, тут опишу как они сработали на мне. Ещё есть отдельные посты про применение к организации задач и организации информации.
Выстраивание системы с помощью метода GTD
Подход GTD (Getting Things Done) Дэвид Аллен описал в 2001 году как методику для повышения личной эффективности. Идея в том, что эта самая эффективность повысится, если перестать отвлекаться на запоминание текущих задач. По сути, он предлагает систему организации личной информации и метод её настройки и поддержания. Последний состоит из нескольких шагов, которыми я и пользовалась:
- Сбор входящей информации, то есть, понимание того, откуда и какая информация появляется. Такая несортированная информация помещается в “лоток для сбора”, который потом разбирается. Даже когда система организации уже настроена, эти лотки тоже нужны, потому что не всегда есть время изучать информацию сразу.
- Входящая информация потом обрабатывается: про каждый кусок информации нужно понять, к чему это относится и что дальше с ним делать. Вариантов действий может быть три:
- Сохранить информацию, которая либо прямо сейчас нужна, либо потом может понадобиться.
- Выбросить информацию, которая не нужна. Про наведение порядка мне нравится как написала Мари Кондо, так что в следующем пункте.
- Выявить задачи. При сборе информации в лоток попадёт не только что-то, что нужно сохранить, вроде справочной информации, но и что-то, что побуждает к действию.
- Организация. То, что нужно сохранить и сделать помещается соответственно в подсистему информации и подсистему задач. Мне кажется, универсальных рецептов по организации таких систем нет (кроме наличия резервных копий!), потому что и рабочие процессы, и потребность в информации у всех разная, так что всё равно придётся собирать свой собственный вариант по кусочкам. Описала свой опыт с некоторыми полезными ссылками:
- Вариант системы организации задач: https://systematizeit.blogspot.com/2019/03/personal-task-management.html.
- Опыт разбора и организации хранения информации: https://systematizeit.blogspot.com/2020/09/personal-info.html.
- Обзор. Время от времени систему придётся корректировать, потому даже собственные процессы и потребности в информации меняются. Да и появляются более удобные инструменты.
- Действия. Когда система настроена, разобраны текущие действия и выявлены проекты, нужно определиться, что делать дальше. Подробнее про это в упомянутом посте.
Картинка получилась немного вырвиглазной, но в целом последовательность выглядит вот так (более нормальное разрешение):
Аллен говорит, что важный плюс настройки личной системы организации информации в том, что мы держим в голове много “служебной” информации, которая отвлекает от дел. И если перестать её постоянно контролировать, то будет больше ресурса для продуктивной работы. У этого есть побочный эффект: когда я полноценно стала работать с системой, то начала забывать информацию, как только помещала её в систему. Оказалось, что такое происходит не только у меня и хотя поначалу пугает, но не вредит: так как системой пользуешься постоянно, то ничего и не пропадает. Зато через некоторое время у меня снизилась тревожность по поводу своих дел, потому что если я что-то откладывала, то это всё равно оставалось в списке задач вместе с датой дедлайна, так что можно было всегда вернуться не боясь забыть. Единственное, надо обязательно делать бэкапы — моё худшее воспоминание в связи с рабочим процессом за последние годы это поломка синхронизации гугл календаря, из-за которой пропали записи о событиях на пару недель.
Улучшение организации хранения с помощью советов по наведению порядка
- Совет сохранять вещи, которые приносят “spark of joy”, то есть, хранить только те вещи, которые тебе нравятся. Контакт коллеги-мудака удалять наверное не стоит, но мне стало легче жить, когда я стала сохранять только информацию, которую использовала хотя бы раз за последние полгода. Вместо “spark of joy” получился “shimmer of utility”, но всё равно помогает избавляться от хлама.
Важное уточнение: на самом деле, старая информация у меня всё равно хранится, но только в бэкапах, в рабочей части системы её нет. - Хранение по категориям. Кондо говорит, что вещи нужно хранить не там, где они используются, а в той категории, к которой они относятся. Иначе говоря, вся одежда должна висеть в одном шкафу, все документы — лежать в одной папке, и так далее. Я поступила так же и с информацией: сделала отдельные хранилища для скачанных статей, своих заметок, образовательных ресурсов и прочих категорий (подробнее про это будет в посте про систему хранения информации, он на походе). При этом пришлось добавить отдельно связи с проектами, но оказалось, что выгоды от понимания того, что по какой теме у тебя в принципе есть, больше, чем проблем с поддержанием связей.
Комментариев нет:
Отправить комментарий