Пост про то, как мне удалось наладить систему хранения личной информации. Под информацией здесь имеется в виду, то что хочется сохранить, в отличие от того, что побуждает к действиям. Про последнее есть пост с описанием Варианта системы организации задач. Как и в посте по организации задач, многое основано на системе Getting Things Done Дэвида Аллена, а также, внезапно, на принципах уборки Мари Кондо, про это тоже есть отдельный пост. Источники и ссылки как всегда в конце.
Предварительная подготовка
Глобальный разбор информации лучше запланировать, в идеале на выходные, когда никакой другой работы делать не надо. И чтобы рядом не маячил никакой важный дедлайн. У меня это заняло как раз пару дней, и потом ещё пару недель привыкала-шлифовала.
Очень рекомендую перед тем как всё разбирать сделать бэкап текущего состояния, потому что можно случайно удалить или потерять что-то нужное. Важно, чтобы этот бэкап был где-то отдельно и не в прямом доступе — иначе начинаешь пользоваться старой системой, так как переключиться на новую требует усилий.
Сбор информации
Обычно у всех уже есть какая-то система хранения информации, но она может быть распределена по нескольким сервисам: папки на жёстком диске (или на нескольких, если несколько рабочих станций), облачные хранилища, специализированные сервисы для определённых типов информации (например, музыкальные и видео сервисы или референс-менеджеры для текстов статей). Часть информации может оставаться в приложениях в чатах и почте. При первой настройке надо понять, что где хранится сейчас и что из этого стоит сохранения.
Кроме этого, нужно понимать типы входящей информации. Это важно потому, что не всегда есть время организовывать информацию сразу, нужно её положить в “лоток для сбора” (термин Дэвида Аллена, подробнее тут). Ко мне приходят в основном файлы, ссылки и нематериальные размышления. Соответственно, собираю их в три “лотка”:
- Папка загрузок для файлов. Мне кажется, большинство проблем с ней, как и вообще с таким типом хранилищ, связаны с тем, что её надо всё же иногда разбирать. Я сортирую скачанные файлы в конце поиска или рабочего дня и там ничего не скапливается.
- Веб клиппер для ссылок. Работает по тому же принципу, что и папка загрузок, только разбираю я его когда придётся. Чаще всего в метро, или очереди, или когда делать нечего. Обработанное отправляю в архив приложения — с одной стороны сохраняется на всякий случай, с другой не мозолит глаза на главной.
- Заметки для размышлений. Мне нравится делать заметки старомодным образом с помощью ручки. Большинство из них уходят в небытие с окончанием блокнота, так как скорее помогают мне поразмыслить, чем представляют какую-то информационную ценность. Но некоторые отправляю в личную базу знаний: картинки сканю, текст могу и перепечатать.
Ладно, на самом деле у меня три с половиной лотка. Если чего-то из этого нет под рукой, использую Избранное в Телеграме. Правда это доставляет ряд проблем, например, разбирать его не удобно. Я делаю это только за своей рабочей станцией примерно так: нахожу последний неразобранный материал -> начиная с него прокручиваю чат вниз и обрабатываю всё подряд пока не дойду до конца (причём не считаю зазорным перекидывать их в другие лотки, если оказалось, например, что материал какой-то сложный и быстро его не осилить) -> отправляю в чат слово done, по которому потом и нахожу откуда начинаются неразобранные. По ощущениям это какой-то костыль и я надеюсь однажды перестать так делать.
Сортировка и хранение
Входящую информацию приходится потом разбирать. Часть информации окажется задачами, то есть, чем-то, что побуждает к действию — про такие в посте про задачи. Если кусок информации не задача, то это либо мусор (я сюда отнесла всё то, что не использую дольше полугода и не хочу сохранить в ностальгических целях), либо информация, которую хочется сохранить.
Универсального рецепта системы хранения, как мне кажется, нет, так как сочетаний видов информации, которую разные люди хранят, стилей работы с ней и индивидуальных задач довольно много. Вот пример моей по типам информации:
- Информация по определённому проекту (например, все материалы для одной статьи, начиная от приложений и таблиц и заканчивая рецензиями на текст). У меня вся информация по исследовательским проектам хранится на гугл диске, по преподаванию — в дропбоксе, по индустриальным в соответствующих корпоративных системах. Как я ни пыталась, собрать всё в одно облако не получается, преимущественно из-за коллабораций. Но так как удалось разделить их хотя бы по тематике, вышло довольно удобно.
- Личная база знаний (она же заметки). Веду в отдельной папке на гугл диске. Сейчас уже есть инструменты и получше (в Инструментах), но лень перенастраивать. Но что в ней не очень удобно — это заметки по чужим текстам, их приходится хранить отдельно от самих текстов со ссылками на источники. Вообще организация заметок по чужим текстам мне кажется одной из самых сложных задач и ни один из опробованных способов меня полностью не устроил. Сейчас использую три варианта их ведения:
- Таблицы с литобзорами, если нужно сохранить структурированную информацию по конкретной (причём довольно узкой) теме.
- Доки с обобщениями информации по отдельным (тут уже относительно широким) темам. Например, вот этот пост почти такой документ, только сильно более причёсанный и здесь все ссылки на источники вынесены вниз, а обычно удобнее сохранять их в тексте, как в статьях.
- Доки с конспектами отдельных больших материалов, например, книг или курсов.
У такого подхода две очевидные проблемы. Первая — необходимость слежения за привязкой к источникам. Справляюсь с этим использованием фиксированного стиля цитирования источников даже в черновых текстах и сохранением всех текстов в свой референс-менеджер (программа для хранения текстов статей и автоматического формирования библиографии, подробнее в Инструментах). Это выглядит примерно так: скачиваю текст (или перехожу по ссылке) -> читаю и делаю заметки -> заливаю текст в свой Менделей -> ставлю на него ссылку в стиле APA (или гиперссылку, или обе) в тексте. Вторая проблема в том, что материалы по одной теме без шансов окажутся в нескольких файлах. Могли бы помочь теги, но у гугл доков их нет, так что пока терплю и ставлю перекрёстные ссылки. Казалось бы, заметки в референс-менеджере должны решать обе проблемы разом, но мне они не нравятся: текстовый редактор неудобный, бэкапить сложно, нет связей между заметками. Но есть подозрение, что это вопрос выбора более подходящего стиля страдания. (Серьёзно, если вы читаете это и знаете, как сделать нормально, напишите гостевой пост, пожалуйста. Серьёзно!)
- Справочная информация — всё, что не привязано к конкретному проекту, но может пригодиться. У меня это преимущественно:
- Те самые чужие тексты, в основном в виде статей. Поэтому хранится всё в референс-менеджере.
- Информация о людях. Храню в контактах вместе с заметками по взаимодействию.
- Развлекательная информация (простите, что я так про эту прекрасную часть жизни). У меня отдельные сервисы для музыки, списка фильмов и карт. И фоточки на отдельном облаке.
- Архивная информация, которая уже не актуальна, но и выбрасывать жалко. В неё обычно переходит информация из предыдущих пунктов. Храню на отдельном большом облаке. Бэкапы ещё и копируются отдельно на внешний жёсткий диск.
Отступление про хранения в переписках. Знаю, что некоторые так и хранят информацию в почтах и чатах. Даже видела, что делают набор тегов в том же Телеграме и помечают контент. Наверное это может работать и если знаете такие рабочие системы, буду благодарна за демонстрацию. Но чат и почта всё же инструменты коммуникации, хранить в них ненадёжно, а искать неудобно. Лучше все нужные вложения сохранять в предназначенных для них местах: папках проектов, списков “на почитать” и так далее.
Поддержка системы
Что касается стиля работы, опять же, думаю, нет универсального рецепта — главное чтобы было удобно. Я например работаю прямо в облаках, синхронизированных с жёстким диском, потому что у меня несколько рабочих станций. При работе на одной машине это может быть не очень удобно, да и в случае сбоя в синхронизации у меня бывают проблемы. Универсальным для хорошей работы системы кажется избегание дублирования и выработка привычки (про это подробнее всё в том же посте про подход). Плюс, два технических момента: именование и наличие контроля версий и бэкапа.
Именование. Здесь два момента: формат и содержание. Формат — это про то, какие символы и как используются. Сюда относятся:
- Соглашение об именовании (naming convention). В языках программирования они обычно описываются в хороших практиках, в некоторых проектах тоже оговариваются в документации, в личной системе соглашение надо заключать с собой. Перечисление есть в статье в вики, чаще всего встречаю PascalCase, snake_case и dash-case.
- Ограничение на использования знаков. Часть знаков препинания зарезервированы для команд (например, : или /), с другими могут быть проблемы у определённых приложений (например, некоторое открытое ПО не дружит с кириллицей).
- Ограничение на длину.
- Соглашение о числительных. Если файлы должны располагаться в порядке, заданном цифрой в имени, то обычно лучше ставить нули перед ними: то есть, не 1, а 001.
Содержание — это про информацию, которую можно получить из названия файла. Общая рекомендация сводится к тому, что имя должно быть информативным и включать как минимум: акроним проекта, версию и расширение. Также, оно должно быть дескриптивным, то есть, описывать контент файла. Поэтому названию “Ещё одна статья” лучше предпочесть что-то вроде “Статья по эксперименту А”.
Резервное копирование и контроль версий. Ненавижу душераздирающие истории про то, как кто-то потерял информацию за годы после того как уронил ноут. Важно понимать, что синхронизация облака с жёстким диском — это не бэкап. У качественного бэкапа три характеристики, которых нет у синхронизации:
- Изолированность. Бэкап должен быть не связан с рабочим хранилищем. Если что-то удалится из синхронизированного облака на жёстком диске, этого не будет и в веб-клиенте.
- Целостность. Надо представлять где какая информация хранится и бэкапить всю. Проверить это можно попыткой восстановления своей информации из бэкапа — так легко понять чего недосчитались.
- Версионность. Нужно сохранять бэкапы, сделанные в разное время. Например, я однажды случайно удалила файл с одной из итераций статьи, но поняла это только через несколько недель, к счастью был более старый бэкап.
Я просто скачиваю всё раз в месяц со своих облаков на жёсткий диск и копирую ещё и на внешний жёсткий диск. Хотя тут речь идёт об информации, бэкапить по-хорошему надо и то, что обсуждалось в организации задач: сами задачи и календарь. И вообще всё, что имеет какую-то ценность (у меня, например, ещё есть архив почты и некоторых чатов).
Контроль версий в некоторых приложениях встроен (например, на гугл диске можно делать даже именованные), это более-менее подходит для личной работы, но при командной лучше вести отдельно. В функционале большинства таких систем есть как минимум ветки и запросы на включение изменений (pull requests). Я пользуюсь GitHub’ом, но как мне кажется, есть варианты поудобнее, подборка в Инструментах.
Итого: есть входящая информация нескольких типов, которая помещается в соответствующие лотки для сбора. Из них та информация, которую хочется сохранить перекочевывает в систему хранения, которая состоит из: базы знаний с заметками, закладок с инструментами и нескольких хранилищ под разные типы информации. Для всего этого, вместе с системой организации задач и коммуникациями (то есть, архивом почты и чатов) нужно время от времени делать резервные копии.
Инструменты и источники
- RSS-агрегаторы, которые собирают обновления с сайтов в одну ленту. Долго пользовалась http://feedly.com/, нормальный бесплатный функционал и работает с большинством сайтов.
- Веб-клипперы, позволяющие сохранить страницу на “почитать на потом”. Пользуюсь https://getpocket.com/, у него есть браузерные расширения и приложение на телефон, удобно просматривать сохранённые материалы в дороге, например. Позволяет помечать контент тегами, что немного провоцирует использовать его как систему хранения, но для этого он мне не кажется удобным — я с помощью тегов уровень сложности материала помечаю, чтобы сложные статьи не пытаться в метро читать.
- Инструменты управления ссылками. Самый известный https://del.icio.us/. Сама никогда не пользовалась, но говорят удобно организовывать инструменты и то, что должно быть под рукой. Неплохой обзор стилей использования есть в статье Правильная работа с закладками: как работать эффективнее и запоминать больше.
- Notion: https://www.notion.so/. Насколько понимаю, совмещает в себе и систему хранения информации, и управление задачами. Мне всегда казалось, что эти вещи лучше держать отдельно, но с другой стороны, меньше инструментов всегда приятнее. У него есть некоторый порог вхождения, но выглядит приятно и примеры использования, которые встречала, мне понравились.
- Airtable: https://airtable.com/. База знаний в виде таблицы, тоже с элементами управления задачами. Узнала про него на Дне информационной архитектуры, видимо, популярен в этом комьюнити. Мне как любителю таблиц он приятен, но всё же у такого представления информации довольно много ограничений.
- Evernote: https://evernote.com/intl/ru/. Конечно нельзя не упомянуть, когда идёт речь о заметках. Пользовалась им какое-то время, но ушла, потому что начались проблемы с синхронизацией. В остальном ничего плохого сказать не могу, хотя более современные сервисы кажутся поинтересней. Зато у него много пользователей и есть разные мануалы, например, Using Evernote (the right way) про использование тегов.
- Obsidian: https://obsidian.md/. В последнее время распространился в академической среде, выглядит классно, если пробовали — расскажите :)
- Roam: https://roamresearch.com/. Вижу положительные отзывы из академической среды, вот например пост на фейсбуке.
- Miraheze: https://miraheze.org/. Бесплатная и симпатичная.
- PBworks: https://www.pbworks.com/. Коммерческая система вики для команд, но с возможностью бесплатного использования для некоммерческих целей.
- Mendeley: https://www.mendeley.com/. Условно-бесплатный, с ограничением на объём хранения, но в целом хватает. Пользуюсь им много лет, иногда глючит синхронизация и в десктопной версии такой себе интерфейс, но в целом устраивает. Краткое описание и приёмы организации библиотеки есть в Quick tips for managing your research library.
- Zotero: https://www.zotero.org/. Популярная альтернатива Менделею. Не замечала проблем с синхронизацией, удобно сохраняет заметки по статье отдельным файлом. Мне у него меньше нравится интерфейс, плюс не смогла найти автоматическое заполнение данных статьи по идентификатору.
- JabRef: www.jabref.org/. Бесплатный и симпатичный, но пользоваться не пробовала.
- Гугл диск: https://drive.google.com/. 15 Гб бесплатно, можно расширить до 17 участвуя в исследованиях. Удобно, потому что многие им пользуются, но минус в плохой техподдержке — если появится проблема, то никто не поможет. Зато есть интересные надстройки, например, Collavate: http://english.collavate.com/, добавляет теги, кнопки и процесс рецензирования, платный правда.
- Dropbox: http://dropbox.com/. Не фанат его, да и бесплатно всего 2 Гб дают, но опять же, у многих есть. Плюс иногда может быть возможность получить академический аккаунт от университета.
- MediaFire: https://www.mediafire.com/. Не пробовала, но обещают 50 Гб на бесплатном тарифе. Рассчитан на хранение медиафайлов, есть встроенное воспроизведение для разных форматов.
- Mega: https://mega.nz/. Очень приятный интерфейс (есть даже возможность чата с коллабораторами, осталась с до-мессенджеровых времён). Дают до 50 Гб бесплатно, фишка в безопасности — вся защита по паролю и системы восстановления нет (но можно создать криптографический ключ, который поможет если что). На бесплатном аккаунте ограничивают скорость загрузки.
- Zapier: https://zapier.com/
- Station: https://getstation.com/
- Minbox: https://minbox.com/
- IFTTT: https://ifttt.com/
- cloudHQ: https://www.cloudhq.net/google_apps (для синхронизации облаков)
- Очень короткое и содержательное руководство по тому, что и как включать в название файла: Best practices for file naming.
- Описание построения описательной и расширяемой системы именования: Choosing a File Name.
- Краткое введение в бэкапы: Что такое backup?
- Обсуждение бэкапов в академическом сеттинге: Archiving papers, simulation and experimental data, etc?
- Курс Learn Git: https://www.codecademy.com/courses/learn-git
- Введение в основы: https://git-scm.com/book/ru/v1/Введение-Основы-Git
- Статья с примерами конкретного кода: https://habrahabr.ru/post/174467/
- Туториал: http://ohshitgit.com/
obsidian по сути и есть база знаний вики, но с двусторонними ссылками. начал все заметки вести в обсидиане недели две как, но пока прибыли не получил. зато изучая как его правильно вести, понял как confidence на работе вести, и стало прям гораздо проще дела делать, отчеты писать)
ОтветитьУдалить