Мне нравится как у меня настроено триединство системы хранения, задач (в первую очередь календаря) и почты, поэтому делюсь. Этот пост по сути надстройка над постом Опыт разбора и организации личной информации: там про то, как избавиться от хаоса, а тут — про то, как от него после этого обороняться :)
Основная рабочая информация у меня хранится по проектам. Есть ещё база знаний, развлекательная информация и архив, но они реже обновляются и не связаны с задачами. Как только у меня появляется новый проект, я делаю так:
- Даю ему название (в идеале из одного слова, обычно на английском, чтобы нигде не возникло проблем) и присваиваю цвет. Теперь всё, что я завожу по этому проекту: папка хранилище, ярлыки в почте и так далее называется этим словом и помечено определённым цветом.
- Завожу папку в хранилище: в ней будет храниться вся информация по проекту (кроме статей и кода, которые удобно держать в референс менеджере и системе контроля версий соответственно). Естественно, в ней появляются подпапки, но структура опять же у каждого своя. У меня обычно есть отдельная для документов и дальше по направлениям работ: эксперименты, публикации, прототип и так далее.
- Завожу ярлык в почте и помечаю им все цепочки писем, относящиеся к этому проекту. В нём тоже часто появляются ярлыки второго уровня, например, для переписки по конкретной статье или конференции.
- Если проект довольно большой, или со структурой из нескольких команд, то ещё делаю группу контактов с соответствующим именем, в случае сложной структуры проекта у неё появляются и подгруппы.
- Добавляю календарь для проекта и заношу в него все встречи и события по проекту.
- Добавляю проект c таким же названием в систему организации задач.
Пункты 5 и 6 относятся к управлению задачами, а 2-3 к организации информации. Так как охвачено большинство сфер проекта и называется он везде называется одинаково, то никакой путаницы не происходит. Про хранение подробнее расскажу отдельно, а про остальное ниже.
Почта
Почту использую исключительно как инструмент коммуникации, естественно в процессе коммуникации приходит какая-то информация и формируются какие-то задачи, первое сразу переношу в систему хранения, второе — в таск-менеджер или календарь.
- Использую систему ярлыков по темам писем. Те, которые потеряли актуальность делаю детьми специального архивного ярлыка и скрываю, чтобы они не мозолили глаза в левой панели. Ярлыки называются так же, как и соответствующие проекты, плюс помечаются аналогичным цветом.
- Использую вкладки для писем, Gmail большую часть сам правильно фильтрует по вкладкам и на первой вкладке отображаются письма только от реальных людей, а рассылки соцсетей, форумов и приложений в отдельных. Когда письма попадают в неправильную вкладку я их перетаскиваю.
- Выбрала умолчание для ответов "Ответить" (вместо "Ответить всем"), потому что мне страшнее отправить что-то не тому адресату, чем переслать кому-то дважды при необходимости.
- Отписываюсь от ненужных рассылок: некоторые могли быть нужны раньше, а теперь перестали, но продолжают приходить. Как только понимаю, что от приходящей рассылки нет пользы — сразу отписываюсь. Особенно показывает нужность рассылок, когда неделю-другую их не разбираешь.
- Не отвечаю на письма раздражённой или грустной. Я считаю, что почта не предполагает мгновенного ответа, поэтому можно немного подождать и ответить в нормальном состоянии.
- Отвечаю на письма хоть что-то, если предполагаю долгий ответ. То есть, если я содержательно смогу ответить только через пару недель, то так и пишу: письмо получила, отвечу, но позже. Сразу добавляю это в задачи.
- Отключаю уведомления и смотрю почту только когда у меня есть время нормально прочитать и ответить.
- Стараюсь держать входящие пустыми. Может у меня невроз, но меня напрягает сотня неотвеченных. Письма, ответ на которые долгий переношу в задачи, мне так легче жить.
Здесь большинство пунктов, с 3 и до конца, больше про гигиену работы с почтой. И неспроста :)
Контакты. Вместе с почтой обычно идут контакты и мне очень нравится их вести. Во-первых, если туда реально записывать контакты, то они и не теряются. Во-вторых, я стала использовать карточки контактов для любой информации, относящейся к людям, в частности:
- Заметок о том, в какое время предпочтительно контактировать. Особенно актуально для всяких служб с разными часами приёма, но есть и коллеги сильно совы, например.
- Фиксации предпочтительного средства связи. Настройка телефона и почты “по умолчанию” оказалась весьма полезной.
- Записи адресов и как добраться. Опять же, актуально для служб с разными кабинетами.
- Записи должностей. Тут правда сложно, потому что они меняются.
- Записи полного ФИО.
Одно время вела ещё и заметки по взаимодействию, но это уже очень требовательно. А писать что с кем нужно обсудить оказалось проще в задачах.
Задачи
Как только появляется новый проект, завожу в таск-менеджере отдельный раздел. Имя соответствует имени проекта, если есть возможность — назначаю и цвет, такой же как и в системе хранения и в ярлыке в почте. Туда пишу задачи, не привязанные ко времени, а всё, что нужно сделать ко времени — в календарь. Подробнее про систему организации задач в посте Вариант системы организации задач.
Календарь. Использую и как напоминалку, и для планирования: добавляю туда сначала периодические дела, потом неотменяемые по проектам и сразу понятно, что по времени осталось. Как пользуюсь:
- Создаю отдельные календари под проекты, назначаю им соответствующие имена и цвета. Кроме этого у меня есть календарь для личных дел и с днями рождениями.
- Вношу дела сразу же, как только для них определено время, даже если оно не точное. Например, если обещаю позвонить в течение дня, записываю на любое свободное время в этот день.
- Использую функцию "на весь день": помечаю с помощью неё поездки, реже — важные даты. Удобно что при этом всё равно остаётся возможность назначать на этот день ещё дела из любой категории.
- Устанавливаю напоминания. В гугл календаре они настраиваются очень гибко: могут приходить на почту или телефон, сильно заранее, несколько раз и так далее. Я пользуюсь двумя типами: за 10 минут для событий, на которые не надо идти (вроде телефонного звонка или вебинара) и за пару часов для встреч.
- Установила отображение календаря по неделям. По умолчанию стоит месяц, но моему графику больше всего соответствует неделя, плюс на небольшом экране удобно.
Автор: Алёна Беглер
Дата: 04 марта 2021
Использование: Этот текст можно распространять, изменять и развивать с указанием ссылки на оригинальный источник (лицензия CC BY 4.0)
Комментариев нет:
Отправить комментарий