Настройка почты, задач и системы хранения для работы по проектам

Мне нравится как у меня настроено триединство системы хранения, задач (в первую очередь календаря) и почты, поэтому делюсь. Этот пост по сути надстройка над постом Опыт разбора и организации личной информации: там про то, как избавиться от хаоса, а тут — про то, как от него после этого обороняться :)

Основная рабочая информация у меня хранится по проектам. Есть ещё база знаний, развлекательная информация и архив, но они реже обновляются и не связаны с задачами. Как только у меня появляется новый проект, я делаю так:

1. Даю ему название (в идеале из одного слова, обычно на английском, чтобы нигде не возникло проблем) и присваиваю цвет. Теперь всё, что я завожу по этому проекту: папка хранилище, ярлыки в почте и так далее называется этим словом и помечено определённым цветом.
2. Завожу папку в хранилище: в ней будет храниться вся информация по проекту (кроме статей и кода, которые удобно держать в референс менеджере и системе контроля версий соответственно). Естественно, в ней появляются подпапки, но структура опять же у каждого своя. У меня обычно есть отдельная для документов и дальше по направлениям работ: эксперименты, публикации, прототип и так далее.
3. Завожу ярлык в почте и помечаю им все цепочки писем, относящиеся к этому проекту. В нём тоже часто появляются ярлыки второго уровня, например, для переписки по конкретной статье или конференции.
4. Если проект довольно большой, или со структурой из нескольких команд, то ещё делаю группу контактов с соответствующим именем, в случае сложной структуры проекта у неё появляются и подгруппы.
5. Добавляю календарь для проекта и заношу в него все встречи и события по проекту.
6. Добавляю проект c таким же названием в систему организации задач.

Пункты 5 и 6 относятся к управлению задачами, а 2-3 к организации информации. Так как охвачено большинство сфер проекта и называется он везде называется одинаково, то никакой путаницы не происходит. Про хранение подробнее расскажу отдельно, а про остальное ниже.

Почта

Почту использую исключительно как инструмент коммуникации, естественно в процессе коммуникации приходит какая-то информация и формируются какие-то задачи, первое сразу переношу в систему хранения, второе — в таск-менеджер или календарь.

1. Использую систему ярлыков по темам писем. Те, которые потеряли актуальность делаю детьми специального архивного ярлыка и скрываю, чтобы они не мозолили глаза в левой панели. Ярлыки называются так же, как и соответствующие проекты, плюс помечаются аналогичным цветом.
2. Использую вкладки для писем, Gmail большую часть сам правильно фильтрует по вкладкам и на первой вкладке отображаются письма только от реальных людей, а рассылки соцсетей, форумов и приложений в отдельных. Когда письма попадают в неправильную вкладку я их перетаскиваю.
3. Выбрала умолчание для ответов "Ответить" (вместо "Ответить всем"), потому что мне страшнее отправить что-то не тому адресату, чем переслать кому-то дважды при необходимости.
4. Отписываюсь от ненужных рассылок: некоторые могли быть нужны раньше, а теперь перестали, но продолжают приходить. Как только понимаю, что от приходящей рассылки нет пользы — сразу отписываюсь. Особенно показывает нужность рассылок, когда неделю-другую их не разбираешь.
5. Не отвечаю на письма раздражённой или грустной. Я считаю, что почта не предполагает мгновенного ответа, поэтому можно немного подождать и ответить в нормальном состоянии.
6. Отвечаю на письма хоть что-то, если предполагаю долгий ответ. То есть, если я содержательно смогу ответить только через пару недель, то так и пишу: письмо получила, отвечу, но позже. Сразу добавляю это в задачи.
7. Отключаю уведомления и смотрю почту только когда у меня есть время нормально прочитать и ответить.
8. Стараюсь держать входящие пустыми. Может у меня невроз, но меня напрягает сотня неотвеченных. Письма, ответ на которые долгий переношу в задачи, мне так легче жить.

Здесь большинство пунктов, с 3 и до конца, больше про гигиену работы с почтой. И неспроста :)

Контакты. Вместе с почтой обычно идут контакты и мне очень нравится их вести. Во-первых, если туда реально записывать контакты, то они и не теряются. Во-вторых, я стала использовать карточки контактов для любой информации, относящейся к людям, в частности:

• Заметок о том, в какое время предпочтительно контактировать. Особенно актуально для всяких служб с разными часами приёма, но есть и коллеги сильно совы, например.
• Фиксации предпочтительного средства связи. Настройка телефона и почты “по умолчанию” оказалась весьма полезной.
• Записи адресов и как добраться. Опять же, актуально для служб с разными кабинетами.
• Записи должностей. Тут правда сложно, потому что они меняются.
• Записи полного ФИО.

Одно время вела ещё и заметки по взаимодействию, но это уже очень требовательно. А писать что с кем нужно обсудить оказалось проще в задачах.

Задачи

Как только появляется новый проект, завожу в таск-менеджере отдельный раздел. Имя соответствует имени проекта, если есть возможность — назначаю и цвет, такой же как и в системе хранения и в ярлыке в почте. Туда пишу задачи, не привязанные ко времени, а всё, что нужно сделать ко времени — в календарь. Подробнее про систему организации задач в посте Вариант системы организации задач. 

Календарь. Использую и как напоминалку, и для планирования: добавляю туда сначала периодические дела, потом неотменяемые по проектам и сразу понятно, что по времени осталось. Как пользуюсь: 

1. Создаю отдельные календари под проекты, назначаю им соответствующие имена и цвета. Кроме этого у меня есть календарь для личных дел и с днями рождениями.
2. Вношу дела сразу же, как только для них определено время, даже если оно не точное. Например, если обещаю позвонить в течение дня, записываю на любое свободное время в этот день.
3. Использую функцию "на весь день": помечаю с помощью неё поездки, реже — важные даты. Удобно что при этом всё равно остаётся возможность назначать на этот день ещё дела из любой категории.
4. Устанавливаю напоминания. В гугл календаре они настраиваются очень гибко: могут приходить на почту или телефон, сильно заранее, несколько раз и так далее. Я пользуюсь двумя типами: за 10 минут для событий, на которые не надо идти (вроде телефонного звонка или вебинара) и за пару часов для встреч.
5. Установила отображение календаря по неделям. По умолчанию стоит месяц, но моему графику больше всего соответствует неделя, плюс на небольшом экране удобно.

Опыт разбора и организации личной информации

Пост про то, как мне удалось наладить систему хранения личной информации. Под информацией здесь имеется в виду, то что хочется сохранить, в отличие от того, что побуждает к действиям. Про последнее есть пост с описанием Варианта системы организации задач. Как и в посте по организации задач, многое основано на системе Getting Things Done Дэвида Аллена, а также, внезапно, на принципах уборки Мари Кондо, про это тоже есть отдельный пост. Источники и ссылки как всегда в конце.

Подход к разбору личной информации

Однажды я так разобрала свою личную информацию, что уже лет пять мне не приходится ничего перебирать по-крупному, только какие-то мелочи подправляю. Помогли мне в этом несколько книг: “Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса” Дэвида Аллена, “Магическая уборка. Японское искусство наведения порядка дома и в жизни” Мари Кондо и “Сила воли. Как развить и укрепить” Келли Макгонигал. Первая помогла выстроить систему, вторая улучшить хранение информации внутри неё, а третья — выработать привычку к использованию. Все три сильно рекомендую, тут опишу как они сработали на мне. Ещё есть отдельные посты про применение к организации задач и организации информации.

Как мы вели бюджет гранта в табличках (и немного про поиск финансирования)

Описание опыта привлечения денег на исследовательские проекты и управления бюджетом гранта в трёх пунктах: структура финансирования исследований, определение финансовых потребностей, управление бюджетом. Плюс подборка полезных ссылок и инструментов.

Вариант системы организации задач

Если возникает ощущение, что слишком много всего надо делать и непонятно за что хвататься, возможно, пришло время для создания личной системы задач. Мне организовать такую систему помогло понимание трёх вещей: какие задачи есть, как с ними работать и какими инструментами пользоваться. В этом посте про то, как это работает у меня, а про общие принципы, которые мне помогли сформировать систему теперь есть отдельный пост. 

Публикация открытых исследовательских данных

Некоторые спрашивают, зачем вообще заниматься публикацией данных? Времени на подготовку массива уходит довольно много, а выхлоп неясен, да ещё кто-то может данные украсть или как-то неправильно использовать. На самом деле, открытые данные как раз сложнее украсть — это полноценный опубликованный результат исследования, с названием, авторами, ссылкой на цитирование и прочими атрибутами. Плюс, расшаренные данные увеличивают вероятность цитирования связанной публикации [Piwowar et al., 2007]. К тому же не за горами появление и “счётных” бонусов в виде индексов цитирования данных, а пока есть значки за их публикацию, которые добавляются к статье. Но главное — возможность использовать чужие данные увеличивает доступность информации и уменьшает дублирование усилий исследователей (как минимум, можно перепроверить какую-то часть своих результатов на чужих массивах). Так что агитирую выкладывать.

UPD: Особенно советую раздел "Инструменты и источники". В шагах я сделала краткую выжимку, которой нам было удобно пользоваться, а там более подробно, с первоисточниками и инструментами для оценки разных параметров данных.

План статьи

• Принципы открытых данных
• Шаг 1. Можно ли выкладывать мои данные?
• Шаг 2. Какой репозиторий выбрать?
• Шаг 3. Какой формат данных использовать?
• Шаг 4. Как подготовить метаданные?
• Шаг 5. Что делать с лицензией?
• Шаг 6. Как залить данные и настроить репозиторий?
• Инструменты и источники по категориям

Каждый шаг проиллюстрирован на двух примерах:

• Пример 1: исследование ошибок. Это наш завершённый проект — сырые данные по эмоциональной реакции на ошибки и неконгруэнтность и скрипт их анализа из статьи “A different kind of pain: affective valence of errors and incongruence”.
• Пример 2: модель электрической системы континентальной Европы “The RE-Europe data set” — найден на просторах сети.

Удобство управления финансами грантов РФФИ

Многие расстроились что РГНФ слился с РФФИ, зато теперь с их грантов не надо платить никаких сборов. В честь этого вот подборка нашего опыта администрирования всяких отчислений с грантов. 

Краткое саммари: платить надо только комиссию университету, страховые взносы платить никто не обязан, а налог на доходы с этих грантов платить незаконно.

Дисклеймер: я не юрист, просто мы с научным отделом психфака СПбГУ долго в этом колупались и что-то (надеюсь) поняли.